Пятничные советы по Outlook
Про работу с почтой написано сверхмного материала. По итогам ознакомления с литературой и в результате почти 15-летней практики у меня выработался свой «изюм» по повышению эффективности работы в почтовых программах и экономии времени на общение с ними. Которым я и хочу поделиться. Собственно говоря, мои советы применимы к любой программе. Но скрины сняты именно в Outlook.
Система папок
Просто сделайте систему папок. Щёлкните на «Входящих» правой кнопкой, выберите «Новая папка», дайте ей имя. Повторите процесс столько раз, сколько необходимо.
Понятно, что никто не заставляет сделать раз и навсегда некое количество папок и никуда не отступать. Меняйте, добавляйте, удаляйте, вкладывайте друг в друга – в общем, всё, как с системой папок на компьютере. Привожу 2 картинки, чтобы было понятно, как система подстраивается под рабочие задачи, которые есть.
1.Это моя нынешняя система папок.
2.Система до ухода в декрет.
Общие принципы, которыми я пользуюсь и рекомендую другим:
Накидайте на бумаге 3-5 основных направления вашей деятельности. Это будет первый ПОД-уровень в папке «Входящие».
К нему же относятся «служебные» папки: планы-отчёты, бюджеты, папки контроля (день, неделя), папка «архив» (куда вы скидываете всё, что некуда разложить и при том – жалко выкинуть), папка «Личное». Возможно, какие-то справочные материалы (но их всё же лучше организовывать на самом жёстком диске).
В начале папок удобно написать цифры по частоте обращения к данной папке. Если какое-то занятие выходит в приоритет — ставите в начале папки цифру 0, и вся переписка будет с самого верха. Ушла нужда — пишите 8 или 9, папка «переезжает» в конец списка.
Когда внутри папки становится слишком много писем (а лучше заранее), также проделываете систематизацию. Посмотрите, например, на втором фото мою папку «Мероприятия»: в ней есть вложенная папка «Архив проведённых». ВСЁ, где были завершены дела, закрыты договора, счета и прочее – я убирала туда.
Теперь, думаю, понятно, куда попадают письма из папки «Входящие», чтобы она не напоминала свалку? Любое письмо подлежит либо ответу, либо решению какого-то вопроса. Но это не мешает записать дело в ежедневник или прилепить напоминалку к письму, и убрать его с глаз долой.
Письма на контроле
Предположим, пришедшее вам письмо требует размышления, либо сохранения вопроса на контроле.
Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного специалиста находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя. Выход — разделить все письма по трем уровням контроля.
Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7—10 сообщений.
Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20—30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:
ответить и отправить письмо в архив;
принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.
Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50—100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.
Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку). С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится. Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже умерли, либо вам о них напомнят.)
Уточню, что почту я смотрю, когда решаю это сделать, то есть сознательно выделяю на это время. Всплывающие письма у меня не появляются и не отвлекают меня. Когда я жду от кого-то, что-то, могу смотреть почту чаще. Если занята, могу и 2 часа её не смотреть, и даже закрыть для верности, чтоб не отвлекаться.
Я понимаю, что специфика у всех своя. Но никто не мешает разделять продажникам письма по папкам на каждого поставщика, например. А маркетологам — по компаниям-заказчикам.
Переводчикам можно ставить на письма сроки сдачи, чтобы точно ничего не пропустить.
Служебные папки и перемещение всего неясного, но возможно нужного — точно пригодится всем. Как и удаление всякого мусора, который точно больше никогда не пригодится.
Отдельный опыт работы с почтой для руководителей. У меня тоже был такой период в жизни. Если будет повод вспомнить те наработки, обязательно поделюсь.
